Regulamin

Usługę świadczy SOLAR AIO sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Stanisława Leszczyńskiego 4 lok. 25, 50-078 Wrocław, KRS 0001262036, NIP 8971977670, REGON 545531439 (dalej: Usługodawca albo Solar AIO).

Kontakt: support@solaraio.pl, telefon 663 370 689.

Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zostaje zawarta z chwilą udostępnienia Klientowi konta w systemie. Korzystanie z internetu wiąże się ze zwykłymi zagrożeniami — przechwyceniem danych logowania, złośliwym oprogramowaniem na urządzeniu użytkownika, próbami podszycia się pod nadawcę wiadomości. Dlatego prosimy o niepodawanie haseł osobom trzecim i o aktualne oprogramowanie na urządzeniach, z których korzystacie.

Solar AIO to system dla przedsiębiorców — firm montujących instalacje fotowoltaiczne, magazyny energii i pompy ciepła.

Klientem jest firma, która zawarła umowę z Usługodawcą. Z systemu korzystają w ramach konta Klienta i na jego odpowiedzialność także osoby, którym Klient nadał dostęp: jego pracownicy i podwykonawcy. Klienci Klienta korzystający z panelu klienta oraz odbiorcy linków wysyłanych z systemu nie zawierają umowy z Usługodawcą — ich dane przetwarzamy wyłącznie na polecenie Klienta, który pozostaje ich administratorem.

Usługa polega na udostępnieniu przez internet oprogramowania do prowadzenia firmy instalacyjnej: obsługi sprzedaży i kontaktów z klientami, ofertowania, umów, audytu, realizacji montaży, magazynu, finansów, komunikacji oraz monitoringu instalacji. Zakres dostępnych modułów zależy od tego, co strony uzgodniły.

Oprogramowanie działa w przeglądarce i na urządzeniach mobilnych. Do korzystania potrzebne są: dostęp do internetu, aktualna przeglądarka i aktywne konto w systemie. Niektóre funkcje wymagają połączenia z usługami zewnętrznymi (np. bramka SMS, konto Google, portale producentów falowników) — Klient decyduje, czy je włączyć.

Na czas trwania umowy Klient otrzymuje niewyłączne, nieprzenoszalne prawo korzystania z systemu na potrzeby własnej działalności, w zakresie uzgodnionych modułów i liczby użytkowników. Autorskie prawa majątkowe do oprogramowania pozostają przy Usługodawcy. Dane wprowadzone przez Klienta pozostają jego własnością.

Umowa zawierana jest na czas nieokreślony. Klient wybiera pakiet, a wraz z nim okres rozliczeniowy: miesięczny albo roczny. Opłatę za pakiet wnosi się z góry za cały okres. Zakres modułów, liczba użytkowników, wysokość wynagrodzenia, ewentualny okres próbny i zasady wdrożenia wynikają z zamówienia lub umowy uzgodnionej z Klientem; ceny pakietów publikujemy także na stronie solaraio.pl/cennik.

Poza opłatą za pakiet mogą wystąpić opłaty rozliczane osobno — jednorazowe (na przykład wdrożenie) i godzinowe (na przykład wsparcie techniczne). Ich wysokość i sposób naliczania podaje cennik albo zamówienie. Ceny podajemy w kwotach netto; do rachunku dochodzi podatek VAT.

Zasady przedłużania umowy i rezygnacji opisuje § 12. Strona internetowa nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Formularz kontaktowy służy wyłącznie do umówienia rozmowy i nie powoduje zawarcia umowy ani powstania obowiązku zapłaty.

Klient zakłada konta swoim pracownikom i decyduje o zakresie ich uprawnień. Dane logowania są poufne — Klient odpowiada za działania osób, którym udostępnił dostęp, i za niezwłoczne odbieranie uprawnień osobom, które przestały z nim współpracować.

Dane każdej firmy są oddzielone od danych pozostałych firm na poziomie bazy danych, a nie tylko tego, co widać na ekranie. Izolację poddajemy okresowym przeglądom i testom; wykryte uchybienia usuwamy, a o takich, które mogły dotyczyć danych Klienta, informujemy go zgodnie z umową powierzenia.

Do usunięcia awarii i obsługi zgłoszeń Klienta upoważniony pracownik wsparcia Solar AIO może wejść w dane Klienta. Mówimy o tym wprost, bo tak jest: utrzymanie systemu bez takiej możliwości nie byłoby wykonalne.

Dostęp ten ograniczamy środkami organizacyjnymi: korzystają z niego wyłącznie imiennie upoważnione osoby zobowiązane do zachowania poufności, wyłącznie w celu obsługi zgłoszenia lub usunięcia awarii i w zakresie do tego niezbędnym. Dla każdej firmy prowadzimy osobne oznaczenie, czy zgoda na taki dostęp jest włączona;domyślnie jest wyłączona, a włącza ją i wyłącza Klient u siebie — w module Kopie i RODO, w zakładce Dostęp serwisowy.

Nie twierdzimy, że jest to blokada techniczna niemożliwa do pominięcia przez nasz własny personel — byłoby to nieprawdą, a wolimy, żeby ten regulamin mówił to, co system robi naprawdę. Mówimy więc dokładnie, co jest zabezpieczone, a co nie.

Wejście na konto użytkownika Klienta — żeby zobaczyć system jego oczami — jest zablokowane, dopóki zgoda jest wyłączona: system takiego wejścia nie wykona i pokazuje odmowę. Każde wykonane wejście zapisujemy: datę, osobę wchodzącą i konto, na które weszła. Klient widzi te wpisy u siebie w zakładce Dostęp serwisowy. Zapisujemy też każde włączenie i wyłączenie zgody.

Czego nie obiecujemy — żeby Klient nie liczył na gwarancję, której nie ma. Wejście nie odbywa się w trybie tylko do odczytu: osoba wsparcia działająca na koncie użytkownika ma jego uprawnienia, także do zapisu. Wejście nie wymaga podania powodu — rejestr mówi, kto i kiedy, ale nie po co. Wgląd w dane inną drogą niż wejście na konto użytkownika — z naszego własnego panelu obsługi — nie jest ani zablokowany tym oznaczeniem, ani zapisywany; ogranicza go wyłącznie upoważnienie i poufność opisane wyżej. Przy takim wglądzie włączamy u siebie tryb blokujący zapisy, ale mówimy wprost: to zabezpieczenie po naszej stronie ekranu, chroniące przed przypadkową zmianą — nie jest to blokada w bazie danych i nie przedstawiamy go jako gwarancji. Wyciąg z rejestru wydajemy Klientowi na żądanie, bez opłat, w terminie 5 dni roboczych.

Klient może w każdej chwili zażądać wyłączenia dostępu serwisowego — wyłączamy go niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego. Wtedy zgłoszenia obsługujemy wyłącznie na podstawie tego, co Klient sam nam pokaże lub prześle.

Podstawą tego przetwarzania jest umowa powierzenia, a nie zgoda — dzięki temu wiadomo, w jakim zakresie i na czyje polecenie działamy.

Korzystając z systemu, Klient i jego użytkownicy nie mogą:

• umieszczać treści bezprawnych ani danych, do których nie mają podstawy prawnej,
• podejmować prób obejścia zabezpieczeń, dostępu do danych innych firm ani obciążania systemu w sposób zagrażający jego stabilności,
• udostępniać dostępu osobom spoza swojej organizacji bez wiedzy Usługodawcy,
• wykorzystywać systemu do wysyłki niezamówionych informacji handlowych z naruszeniem przepisów,
• kopiować, odsprzedawać ani udostępniać oprogramowania osobom trzecim jako własnej usługi.

Dane, które Klient wprowadza do systemu (jego klienci, pracownicy, podwykonawcy), pozostają danymi, za które odpowiada Klient jako administrator. Solar AIO przetwarza je na jego polecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, którą Klient akceptuje w systemie. Umowa powierzenia stanowi integralną część umowy; w razie sprzeczności z niniejszym regulaminem pierwszeństwo mają jej postanowienia.

Zasady przetwarzania danych osób kontaktujących się z Solar AIO opisuje polityka prywatności.

Dokładamy starań, żeby system był dostępny bez przerw. Zastrzegamy możliwość krótkich przerw technicznych — planowane prace prowadzimy w miarę możliwości poza godzinami pracy i informujemy o nich z wyprzedzeniem. System jest stale rozwijany, więc jego wygląd i funkcje mogą się zmieniać; zmiany nie mogą jednak pozbawiać Klienta funkcji, za które płaci.

Czasowe wstrzymanie funkcji. Wyjątkowo możemy wstrzymać działanie pojedynczej funkcji, jeżeli jej dalsze działanie groziłoby szkodą — na przykład błędem w sterowaniu urządzeniem Klienta albo jego instalacją. Bezpieczeństwo jest wtedy ważniejsze niż dostępność i wolimy funkcję zatrzymać, niż ryzykować. O wstrzymaniu informujemy bez zbędnej zwłoki i podajemy przyczynę.

Jeżeli wstrzymana funkcja jest objęta pakietem, za który Klient płaci, i przerwa przekroczy 30 dni, Klientowi przysługuje — na jego wniosek — obniżenie opłaty za okres wstrzymania, proporcjonalnie do udziału tej funkcji w pakiecie, albo przejście na pakiet bez tej funkcji ze skutkiem od bieżącego okresu rozliczeniowego. Jeżeli funkcja miała dla Klienta istotne znaczenie, może on zamiast tego wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym; zwracamy wtedy opłatę za niewykorzystany okres — i w tym zakresie nie stosuje się zasady z § 12 o niezwracaniu opłaconego okresu.

Nie odpowiadamy za przerwy wynikające z awarii po stronie Klienta, jego łącza, urządzeń ani z niedostępności usług zewnętrznych, z których Klient korzysta (np. portalu producenta falowników albo bramki SMS). Nie odpowiadamy również za skutki zdarzeń niezależnych od nas, takich jak awaria dostawcy infrastruktury, działanie siły wyższej albo decyzja organu władzy publicznej.

Dostęp do systemu możemy zawiesić tylko w trzech przypadkach: (1) zaległość w zapłacie przekracza 14 dni, a Klient nie uregulował jej mimo wezwania wysłanego e-mailem z dodatkowym 7-dniowym terminem; (2) sposób korzystania z systemu zagraża jego bezpieczeństwu lub stabilności dla pozostałych Klientów; (3) wymaga tego przepis prawa lub decyzja uprawnionego organu.

O zawieszeniu uprzedzamy z wyprzedzeniem, chyba że w przypadku (2) lub (3) uprzedzenie nie jest możliwe. Zawieszenie nie pozbawia Klienta prawa do otrzymania swoich danych — na żądanie zgłoszone w czasie zawieszenia wydajemy je zgodnie z § 12. Po ustaniu przyczyny przywracamy dostęp niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego.

Reklamacje przyjmujemy na support@solaraio.pl. W zgłoszeniu warto podać nazwę firmy, opis problemu i moment jego wystąpienia. Odpowiadamy w ciągu 14 dni, a w sprawach pilnych — bez zbędnej zwłoki.

Umowa odnawia się sama. Po upływie opłaconego okresu rozliczeniowego (miesiąca albo roku — § 4) przedłuża się automatycznie na kolejny taki sam okres, za który Klient płaci z góry. Nie ma umowy na lata ani okresu wypowiedzenia.

Przy okresie rocznym przypominamy o zbliżającym się przedłużeniu e-mailem, co najmniej 14 dni przed jego terminem — żeby decyzja o kolejnym roku była decyzją, a nie zaskoczeniem.

Rezygnacja polega na wyłączeniu kolejnego przedłużenia. Klient zgłasza ją w dowolnym momencie przed końcem opłaconego okresu — e-mailem na support@solaraio.pl. Do końca opłaconego okresu system działa bez zmian, a kolejna opłata już nie powstaje.

Opłaconego okresu nie zwracamy i nie rozliczamy proporcjonalnie — ani wtedy, gdy Klient zrezygnuje w jego trakcie, ani wtedy, gdy przestanie korzystać z systemu. Dotyczy to tak samo opłaty miesięcznej, jak i opłaty rocznej wniesionej z góry za cały rok: rok opłacony jest opłacony do końca. Powyższe stosujemy z zastrzeżeniem § 14 — część jednoosobowych działalności ma prawo odstąpić od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia i zapłacić proporcjonalnie za okres faktycznego korzystania. W tym zakresie obowiązuje § 14, a nie ten ustęp.

Po zakończeniu opłaconego okresu firma nie traci dostępu. Konto przechodzi na pakiet Darmowy, dostępny bez opłat do odwołania. Klienci, oferty, projekty, dokumenty i pliki zostają w całości. Pakiet Darmowy ma mniejsze granice niż pakiety płatne (m.in. liczbę kont i liczbę nowych projektów w miesiącu — wypisuje je cennik): dotychczasowe dane są nadal widoczne, część ekranów przechodzi w tryb do odczytu, a po powrocie do pakietu płatnego wszystko znów działa.

Zmiana pakietu. Przejście na wyższy pakiet włączamy od razu. Zejście na niższy wchodzi w życie od kolejnego okresu rozliczeniowego — z tego samego powodu, dla którego nie zwracamy opłaconego okresu.

Zamknięcie konta. Rezygnacja z pakietu płatnego nie kończy umowy — konto działa dalej na pakiecie Darmowym. Umowa kończy się, gdy Klient zażąda zamknięcia konta albo gdy kończymy ją my na zasadach opisanych w regulaminie lub w umowie. Poniższe terminy liczą się od tego dnia.

Po zakończeniu umowy Klient ma 30 dni na zgłoszenie żądania wydania danych. Wydajemy je w ciągu 14 dni od zgłoszenia, w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (CSV lub XLSX, pliki i dokumenty w oryginalnych formatach). Za wydanie danych nie pobieramy opłat.

Po upływie 60 dni od zakończenia umowy dane Klienta usuwamy — także z kopii zapasowych, w terminie wynikającym z cyklu ich nadpisywania, nie dłuższym niż 90 dni. Zachowujemy wyłącznie to, do czego zobowiązuje nas przepis prawa, w szczególności dokumentację księgową przez 5 lat od końca roku podatkowego.

Odpowiadamy za szkodę wyrządzoną Klientowi do wysokości wynagrodzenia zapłaconego nam przez Klienta w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie, nie mniej jednak niż 2 000 zł. Dolny próg stosujemy także wtedy, gdy Klient korzysta z pakietu bezpłatnego albo nie zapłacił nam jeszcze nic — bo granica odpowiedzialności równa zeru nie byłaby granicą, tylko jej brakiem. Nie odpowiadamy za utracone korzyści Klienta, w tym za nieosiągnięty zysk ze sprzedaży, utracone zapytania od klientów ani za następstwa decyzji handlowych podjętych na podstawie danych z systemu.

Powyższe ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie oraz przypadków, w których ograniczenie odpowiedzialności jest wyłączone przez przepisy bezwzględnie obowiązujące.

Klient odpowiada za prawdziwość i legalność danych, które wprowadza do systemu, oraz za posiadanie podstawy prawnej do ich przetwarzania.

Dokumenty i wyliczenia z systemu. Faktury, korekty, ewidencje, pliki JPK, listy płac, rozliczenia prowizji, oferty i umowy system przygotowuje na podstawie danych wprowadzonych przez Klienta. Przed wystawieniem, wysłaniem, złożeniem organowi albo przekazaniem osobie trzeciej Klient sprawdza taki dokument; zatwierdzenie go w systemie oznacza przyjęcie za własny. Odpowiedzialność podatkową, składkową i sprawozdawczą ponosi Klient jako podatnik i płatnik — Solar AIO nie jest doradcą podatkowym ani biurem rachunkowym, a udostępnienie systemu nie jest świadczeniem usług księgowych ani doradztwa. Nie odpowiadamy za sankcje, odsetki i dopłaty nałożone na Klienta, w zakresie, w jakim mógł je wykryć, sprawdzając dokument przed jego użyciem.

Wyniki sztucznej inteligencji — podsumowania rozmów, transkrypcje, opisy ofert, propozycje treści, oceny punktowe i rekomendacje — mają charakter pomocniczyi mogą zawierać treści nieścisłe. Nie są decyzją. Każda decyzja wywołująca skutki wobec osób trzecich wymaga oceny i zatwierdzenia przez człowieka. Nie odpowiadamy za skutki oparcia decyzji wyłącznie na wyniku działania sztucznej inteligencji.

Dane pomiarowe i prognozy z monitoringu instalacji pochodzą z urządzeń i chmur ich producentów, mają charakter poglądowy i nie stanowią podstawy rozliczeń z operatorem sieci ani sprzedawcą energii. Prognozy produkcji, zużycia i oszczędności są szacunkami, a nie przyrzeczeniem rezultatu.

Jeżeli Klientem jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, a umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego, stosujemy do niej przepisy o ochronie konsumentów w zakresie wynikającym z art. 385⁵ i art. 556⁴ Kodeksu cywilnego oraz art. 38a ustawy o prawach konsumenta. Takiemu Klientowi przysługuje prawo odstąpienia od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia, bez podania przyczyny.

Jeżeli Klient chce zacząć korzystać z systemu przed upływem tego terminu, prosimy o wyraźne oświadczenie — składa się je zaznaczeniem odpowiedniego pola w zamówieniu. W takim przypadku, odstępując od umowy, Klient zapłaci nam za okres faktycznego korzystania, proporcjonalnie do umówionego wynagrodzenia.

Wobec takiego Klienta nie stosujemy postanowienia § 16 o sądzie właściwym dla siedziby Usługodawcy — spory rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych.

Regulamin zmieniamy wyłącznie z ważnej przyczyny, a przyczyny wyliczamy tu wprost, żeby nie były workiem bez dna:

• zmiana przepisów prawa albo ich wykładni przez sąd lub organ, która dotyczy świadczonej usługi,
• zmiana sposobu działania systemu — nowa funkcja, zmiana istniejącej albo wycofanie funkcji na zasadach z § 9,
• zmiana zakresu, warunków albo kosztów usług, z których korzystamy, żeby świadczyć naszą (dostawca infrastruktury, bramka SMS, chmury producentów urządzeń),
• wymogi bezpieczeństwa danych albo zalecenie organu nadzoru,
• usunięcie omyłek, sprzeczności i niejasności — o ile nie zmienia to istoty praw i obowiązków stron.

Zmiana nie dotyczy okresu już opłaconego: nowe zasady i nowe ceny stosujemy najwcześniej od kolejnego okresu rozliczeniowego. Opłaty za okres, który Klient zapłacił z góry, nie podnosimy w jego trakcie.

O zmianie regulaminu uprzedzamy Klienta co najmniej 14 dni wcześniej — wiadomością w systemie i e-mailem na adres podany do kontaktu. Zmieniona wersja obowiązuje od dnia wskazanego w powiadomieniu.

Jeśli Klient nie zgadza się na zmianę, może wypowiedzieć umowę do dnia jej wejścia w życie — wtedy do końca okresu rozliczeniowego obowiązuje wersja dotychczasowa. Korzystanie z systemu po dniu wejścia zmiany w życie oznacza jej przyjęcie. Każdą wersję regulaminu wraz z datą obowiązywania przechowujemy i wydajemy na żądanie.

Do umowy stosuje się prawo polskie. Spory staramy się rozwiązywać polubownie. Strony mogą w zamówieniu lub umowie wskazać sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy; w braku takiego postanowienia spór rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych.